ビジネスシーンでもよく使うメール。
今までのセミナーの中でも「メール術が知りたいです」「職場ではそんな事教えてもらっていないので自分が実は失礼なメールをお客様に送っているのではないかと心配です・・」というお声がありました。
人のメールを見ることはなかなかないと思いますが社会での経験値が上がってくるとそれなりに見えてくるのがメールによる、「この人出来るな／出来ないな」
メールで出来ない人と思われるのは、とても不本意なことですね。そしてもったいないですね。逆にメールで「良い印象」を残せると今後の関係にもプラスです。
ではワンポイントLessonです
６W1Hの法則
こちらから要件を伝える時は６W１Hの法則を意識しましょう
who（誰が）
whom（誰に）
what（何を）
when（いつ）
where（どこで）
why（なぜ）
how（どのように） ／How much(いくらで）など
これを意識してみてください。
これらを的確にまとめることが出来る人は「出来る人」という印象。
一つ抜けていると何度もメールをやり取りしないといけません。忙しい相手だと、多数のメールの中で多くの情報を処理しておられるので、再確認をしないといけないことなどは相手に手間を取らせてしまいます。
想定できる質問を考えメールをするというのは相手のことを思いやれているということです。
逆に、何度も質問をしないと意図が分からないことや、情報が散らかっているメールは時間を奪うので不親切な印象です。
毎回そのようなメールだと気が利かない人だという印象になります。
「要件が結局わからない」のも最悪ですね。
メールで相手への思いやりを見せると、会った時にもきっとこの人は色々なことに気がつく人なんだろうな＝出来る人という印象です。
ややこしい内容で長文になるときに気をつけること
中にはどうしても長くなってしまう内容のメールもあるかと思います。そんな時は書き終えたら読み手が読みやすいかを相手の立場に立って読み返してみましょう
＊同じことを繰り返していないか
＊専門用語が多すぎないか
＊内容がばらばらに離れていないか
文章が羅列されていると視覚的に読みにくいのです。そのような時は、途中で箇条書きを入れたり「息継ぎできる」空間を作りましょう。
例えば、「これからやっていただきたいこと」があるとしましょう。
「〇〇様にご用意頂きたいのは・・・・・・・〇〇。
・・・・・・・・そして〇〇もご用意ください。そのあと・・・・・」
とバラバラでは読んでいる相手はものすごく読みづらく、イラッとしてしまいます。
「結局何が必要なの！？」息継ぎする場所がないのです
書いている本人は分かっていることでも詳細を分かっていない人間が読むのはものすごくしんどいですね。
そのような場合は
最初、最後に要件をまとめてください
「これからご準備いただきたいことが３つございます」（箇条書き）
「〇〇様にご用意して頂く書類は以下の３点でございます。
（「お、３つ準備しないといけないことがあるのだな）
１．〇〇
２・〇〇
３．〇〇
詳細は下記を御覧くださいませ。」
その後、それぞれの詳細ページなどの紹介をする。
どのような時にも必要なのは
相手の事を考えること
ビジネスシーンも（接客研修やVIP対応）恋愛も実は同じ。これらがメールで出来る人はお会いしても安心感があります。
インプレッション美人を目指しましょう！
